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APUNTES DE ADMINISTRACIÓN MODERNA XI

LA OPERACIÓN EXITOSA DE COMITÉS Y GRUPOS

Los gerentes invierten mucho tiempo de los comités. El uso de los comités se debe no solo a la tradición democrática, sino a una creciente importancia en la administración de grupo y la participación del grupo en las organizaciones.

AUTORIDAD

La autoridad de un comité se debe especificar para que sus miembros sepan si su responsabilidad es de la tomar decisiones, hacer recomendaciones, o simplemente deliberar y presentar al presidente algunas percepciones sobre el tema que se discute.

TAMAÑO

El tamaño de un comité es muy importante. La complejidad de las interrelaciones en mayor grado con el tamaño del grupo.

MEMBRESÍA

  • Los miembros de un comité se deben seleccionar con cuidado.
  • Los miembros deben ser representativos de los intereses que se espera que sirvan.
  • También deben tener la autoridad requerida para desempeñarse bien en un grupo.
  • Los miembros deben tener la capacidad de comunicarse bien y llegar a decisiones de grupo mediante pensamientos de grupo integrado, más que por compromisos inapropiados.

EL ASUNTO

El asunto se debe seleccionar con cuidado. El trabajo del comité se limita a un tema que pueden manejar en un análisis de grupo. Los comités serán más efectivos si se circula una agenda para que los miembros puedan estudiar el tema en cuestión antes de la reunión.

EL PRESIDENTE

El presidente establece el tono de la reunión, integra las ideas e impide que el análisis e desvíe.

MINUTAS

La comunicación efectiva en los comités normalmente requiere circular minutas y verificar conclusiones.

EFECTIVIDAD DE COSTOS

Un comité solo puede justificarse si los costos son compensados por beneficios tangibles e intangibles.

 

*”Además de los comités, hay equipo, conferencias, grupos de tareas y sesiones de negociación, todos incluyen actividades de grupo”.

Grupo= Dos o más personas que actúan de modo interdependiente de manera unificada hacia la consecución de metas comunes.

Normas= Comportamiento esperado de los miembros del grupo.

UN TIPO ESPECIAL DE GRUPO: EL GRUPO DE ENFOQUE

Los grupos de enfoque: Focus Groups, han sido utilizados desde hace tiempo en investigación de mercados.

También pueden utilizarse para evaluar aspectos gerenciales dentro de una organización.

FUNCIONES Y VENTAJAS DE LOS GRUPOS

Tienen muchas funciones, son poderosos para cambiar el comportamiento, actitudes y valores, y para disciplinar a los miembros.

  • Diferentes estructuras de grupo tienen influencia en los patrones de “Comunicación”.
  • La interacción de grupo efectivo también puede afectar la “Motivación”.
  • El “Liderazgo” debe ser visto en el contexto de los procesos de grupo.
  • Los grupos también dan ventajas a los individuos. Proporcionan satisfacción social a sus miembros, una sensación de pertenencia y apoyo para satisfacer sus necesidades.
  • Promueven la comunicación.
  • Proporcionan seguridad.
  • Proporcionan oportunidades para promover la autoestima a través del reconocimiento y la aceptación de los pares.

EQUIPOS

Un equipo consta de varias personas que tienen el poder de alcanzar las metas del mismo.

Equipo= Un pequeño número de personas con habilidades complementarias y comprometidas con un propósito común, serie de metas de desempeño y enfoque de los que son mutuamente responsables.

FORMACIÓN DE EQUIPOS

Los miembros del equipo deben estar convencidos de que el propósito del equipo merece pena, es significativo y urgente.

EQUIPO AUTOADMINISTRADO

Un grupo con miembros que tienen una variedad de habilidades necesarios para realizar una tarea relativamente completa.

Cuando el equipo tiene mucho poder, se le puede llamar un “Equipo de Alto Desempeño”, o hasta un “Súper Equipo”.

EQUIPOS VIRTUALES

Administración Virtual= Administrar un equipo suyos miembros no están en la misma ubicación, no se reportan a la persona que los administra y ni siquiera puede trabajar para la misma organización.

CONFLICTOS EN COMITÉS, GRUPOS Y EQUIPOS

El conflicto puede surgir entre individuos, entre grupos y entre la organización y su ambiente.

COMUNICACIÓN

La transferencia de información de un emisor a un receptor, siendo la información comprendida por el receptor.        

PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN

En una empresa es tener información disponible para actuar o facilitar procesos de cambios, influir la acción hacia el bienestar de la empresa. La comunicación es esencial para el funcionamiento INTERNO de las empresas, porque integra las funciones gerenciales. Especialmente la comunicación es necesaria:

  • Para establecer y diseminar las metas de una empresa.
  • Desarrollo pleno para su logro.
  • Organiza los recursos humanos y otros de la manera más eficiente y efectiva.
  • Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.
  • Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir y,
  • Controlar el desempeño.

 

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación => Organización => Integración => Personal => Dirección => Control

Comunicación

Ambiente Externo

  • Cliente
  • Proveedores
  • Accionistas
  • Gobiernos
  • Comunidad
  • Otros

PROCESOS DE COMUNICACIÓN

Realimentación

Ideas

Codificación

Transmisión del mensaje

Recepción

Decodificación 

Comprensión 

Emisor

Receptor

Ruido

 

EMISOR DEL MENSAJE

La comunicación empieza con el emisor, que tienen un “Pensamiento o una Idea”, que luego se codifica de manera que pueda ser comprendido por el emisor y el receptor. Si bien es usual pensar en la “Codificación” de un mensaje en un lenguaje hablado, hay muchas formas más para codificar, como traducir un pensamiento a un lenguaje de cómputo.

USO DE UN CANAL PARA TRANSMITIR EL MENSAJE

La información es luego transmitida por un canal que enlaza al emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito. En ocasiones se utilizan dos o más canales.

EL RECEPTOR DEL MENSAJE

El receptor debe estar dispuesto a la “Recepción” del mensaje para poderlo decodificar en pensamientos. El siguiente paso es la “Decodificación” en la que el receptor convierte el mensaje en pensamientos. La comunicación precisa sólo puede ocurrir cuando el emisor y el receptor asignan el mismo significado, o al menos similar, a los símbolos que componen el mensaje. El mensaje en lenguaje técnico o profesional requiere de un receptor que entienda ese lenguaje. La comunicación no es completa, a menos que sea comprendida. “Comprender” está en la mente del emisor y el receptor.

RUIDO QUE ENTORPECE LA COMUNICACIÓN

Ruido es cualquier cosa, trátese del emisor, la transmisión o el receptor, que entorpece la comunicación.

Ejemplo:

La codificación puede tener fallas por el uso símbolos ambiguos.
La falta de atención puede provocar una recepción imprecisa.
La comprensión es obstaculizada por prejuicio.
En la comunicación entre culturas, no solo la expresión verbal, sino los gestos y postura pueden ocasionar una mala comunicación.

REALIMENTACIÓN EN LA COMUNICACIÓN

Para verificar la efectividad de la comunicación, la persona debe tener “Realimentación”. Nunca podemos estar seguros si un mensaje ha sido bien codificado, transmitido, decodificado y entendido o no, hasta que es confirmado mediante realimentación. De igual modo, la realimentación indica si el cambio individual u organizacional se ha dado como consecuencia de la comunicación.

FACTORES SITUACIONALES Y ORGANIZACIONALES EN LA COMUNICACIÓN

El proceso de comunicación es afectado por muchos factores situacionales y organizacionales. En el ambiente externo pueden ser: sociológicos, político-legales, económicos.

El modelo de comunicación presenta una panorámica del proceso de comunicación, identifica las variables críticas y muestra sus relaciones.

COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Un medio de comunicación muy importante en las empresas es la comunicación informal que establecen los ejecutivos de manera ocasional.

En las empresas de hoy, la información debe fluir más rápido que nunca antes. Otro elemento importante es la cantidad de información y tipo de información. No es necesario más información se no que sea relevante.

LA NECESIDAD DE SABER DE LOS GERENTES

Para ser efectivos, un gerente requiere de la información necesaria para desempeñar funciones y actividades gerenciales. Los gerentes deben ser relativamente selectivos al seleccionar la información. Un sistema de comunicación debe ser adaptado a las necesidades del administrador.

EL FLUJO DE LA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

La comunicación fluye en varias direcciones: abajo, arriba, cruzada. La comunicación también fluye horizontal y diagonalmente.

La comunicación descendente = Fluye de personas en los más altos niveles de los inferiores en la jerarquía organizacional.

La comunicación ascendente = Viaja de los subordinados a los superiores y sube por la jerarquía organizacional.

*”Ombudsman = Persona que investiga las preocupaciones de los empleados, proporciona un valioso enlace de comunicación ascendente”.

El flujo horizontal = De la información es entre personas al mismo nivel organizacional o uno similar.

El flujo diagonal = De la información es entre personas de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directos entre ellos.

 

*”Tan importante es la información que la alta gerencia tiene que comunicar, como la que los subordinados comparten”.


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